Büyükşehirlerde merkezi lokasyonlarda bulunan işyeri kiralarının yükselmesiyle birlikte büyük şirketler maliyetleri azaltmak için farklı çözümler üretmeye başladı. Emlak konusunda girişimci bazı firmalar yeni yapılan büyük plazaları bölüm bölüm, oda oda kiralamaya başladı.

            Bu ofisleri büyük şirketlerin kullanımına sunan emlak firmaları, sanal ofis tercihi ile hem maliyetlerin düşmesine yardımcı oldu hem de birçok şirketin bir arada çalışarak iletişimini sağlayarak farklı birleşimlerin önünü açtı. Hazır ofisler birçok olumlu yönüyle daha sık kullanılmaya başlandı.

 Merkezi Konum

            Hazır ofislerin konumu çok merkezi olup, iş hayatının en yoğun olduğu bölgelerde tercih edilmektedir. Gerek ulaşım kolaylığı gerek otopark rahatlığı ile tercih edilen hazır ofisler, gelen konukların rahatını düşünerek tasarlanmıştır. Büyükşehirlerin her noktasından kolayca ulaşılabilecek hazır ofisler büyük şirketlerin tercihini de bu yönde kullanmasına yardımcı olur.

 Boyut ve Dizayn

            Hazır ofisler farklı ebatlarda ve şekillerde kiralanabilmektedir. Şirketlerin çalışan sayısına göre en uygun hazır ofis kiralanarak çalışma ortamı isteğe göre tasarlanır. Böylece şirket çalışanları rahat bir ortamda çalışabilir. Hazır ofisler içinde bir başka avantajlı durum ise istenilen şekilde dizayn edilebilmesidir. Şirket sanal ofis kiralamalarında ofisini istediği gibi düzenleyerek çalışma ortamını ayarlayabilir, istediği cihazları ofise yerleştirebilir ve kullanımına uygun hale getirebilir.

 Karşılama ve Yönlendirme

            Şirketler hazır ofis kiraladıklarında sekreter hizmeti de alır. Görüşmeye gelenler önce kapıda sekreter tarafından karşılanır. Sekreter şirket çalışanlarına haber vererek konuğun hızlı bir şekilde ilgili bölüme yönlendirmesi sağlanır.

            Şirketlerin kendilerine özel verilen telefon numaraları sekreter tarafından karşılanarak, ofise yönlendirilir. Böylece çalışma ortamlarında gereken sakin ve huzurlu alan yaratılmış olur. Şirket çalışanları işlerine yoğunlaşarak, dış etki olmadan daha verimli çalışırlar.

 Sekreter aynı zamanda şirket adına gelen kargo ve postaları da alarak gerekli birimlere ulaştırır. hazır ofis kiralayan şirket çalışanları o anda ofislerinde olmasa bile sekreter şirket adına gelen posta ve kargoları alabilir.

 Maliyet

            Hazır ofis kiralamak büyük şirketlerin maliyetlerini de ciddi oranda düşürür. Hazır ofis kiralayan şirketler emlak ve tabela vergisinden muaf olurlar. Ayrıca sekretarya için bir eleman çalıştırmak zorunda kalmazlar.

            Hazır ofislerde bulunan eşyalar nedeniyle ofis eşyası satın alma maliyetinden de kurtulan şirketler, her türlü teknik donanımı da hazır edinirler. Yazın serinleme ve kışın ısınma giderleri de hazır ofisler tarafından sağlanır.