Elektronik Defterler ilgili dönemlerde Gelir İdaresi Başkanlığına gönderildikten sonra ikinci kopyaların da E-Defter gönderim sürelerini takip eden 15 gün içerisinde gönderilmesi gerekir. E-Defter ikinci kopyalar aktarımları defterlerin herhangi bir siber saldırı veya kaybolması gibi durumların önüne geçebilmek ve gerekli yedeklerin alınmasını sağlamak amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 2020 yılından itibaren Elektronik ortamda defter tutan mükellefler için zorunlu kılınmış bir uygulamadır.

E-Defter mükellefleri kendi kullanmış oldukları sistemler aracılığı ile veya direkt olarak Gelir İdaresi Başkanlığının E-Defter portalı üzerinden sisteme aktarılabilmektedir. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığının kendi portalına mükellef tarafından direkt olarak aktarılması için gerekli java ve entegrasyonların tanımlanması gerekeceğinden dolayı elektronik defter mükellefleri bu işlemlerini özel entegrasyon firmaları ile yürütmektedir. Özel entegrasyon firmaları mükelleflere E-Fatura, E-Arşiv, E-İrsaliye gibi elektronik ortamda düzenlenmesi gereken belgeleri arşivleme, düzenleme kolaylığı sağladığı gibi E-Defter mükelleflerine de 1. ve 2.kopya gönderimleri sırasında oldukça kolaylıklar sağlamaktadır.

E-Defter ikinci kopyaları gönderilirken;

• Defter Raporu
• Defteri Kebir
• Kebir Beratı
• Yevmiye Defteri
• Yevmiye Beratı
• GİB Onaylı Kebir Beratı
• GİB Onaylı Yevmiye Beratı

Yukarıda adı geçen bilgi ve belgelerin ZİP dosyası şeklinde sisteme yüklenmesi gerekir. Zip haline getirilen E-Defter ikincil kopyalar özel entegrasyonlar sayesinde hızlı bir şekilde Gelir İdaresi Başkanlığı E-Defter portalına iletilebilmektedir. E-Defter portalına iletilen ikincil kopyalar birkaç saat içerisinde portalda görünür hale gelir ve mükellef tarafından son kez kontrol edilmelidir. Her ay için bir dosya açılmalı ve bu dosyaların her birinin içerisinde yukarıdaki 7 adet belge ve defterler bulunması gerekir. Ayrıca sisteme yüklerken de karışmalar olabileceğinden dolayı oldukça dikkatli olmak gerekmektedir.

İkincil Kopyaların Sisteme Yüklenme Süreleri

Üç Aylık Şekilde Defterlerini Gönderenler İçin;

• Ocak – Şubat – Mart aylarının kopyaları 15 Haziran 2023
• Nisan – Mayıs – Haziran aylarının kopyaları 15 Eylül 2023
• Temmuz – Ağustos – Eylül aylarının kopyaları 15 Aralık 2023
• Ekim – Kasım – Aralık aylarının kopyaları 15 Nisan 2024 (Gerçek Kişiler)
• Ekim – Kasım – Aralık aylarının kopyaları 15 Mayıs 2024 (Tüzel Kişiler)

Aylık Şekilde Defterlerini Gönderenler İçin;

• 2023 Ocak ayının kopyaları 15 Mayıs 2023
• 2023 Şubat ayının kopyaları 15 Haziran 2023
• 2023 Mart ayının kopyaları 15 Temmuz 2023
• 2023 Nisan ayının kopyaları 15 Ağustos 2023
• 2023 Mayıs ayının kopyaları 15 Eylül 2023
• 2023 Haziran ayının kopyaları 15 Ekim 2023
• 2023 Temmuz ayının kopyaları 15 Kasım 2023
• 2023 Ağustos ayının kopyaları 15 Aralık 2023
• 2023 Eylül ayının kopyaları 15 Ocak 2024
• 2023 Ekim ayının kopyaları 15 Şubat 2024
• 2023 Kasım ayının kopyaları 15 Mart 2024
• 2023 Aralık ayının kopyaları (Gerçek Kişi Mükellefler) 15 Nisan 2024
• 2023 Aralık ayının kopyaları (Tüzel Kişi Mükellefler) 15 Mayıs 2024

Mart ve Nisan aylarından Gelir Vergisi ve Kurumlar Vergisi beyannameleri veriliyor olduğundan dolayı bu dönemlere isabet eden ikincil kopyalar birkaç ay gecikmeli olarak sisteme gönderilmektedir. İkinci kopyaların gönderilmemeleri sonucunda bazı usulsüzlük cezaları ile karşı karşıya kalınabilir. Bu sebepten dolayı gönderim süreleri takip edilmeli ve mümkün oldukça son günlere bırakılmadan düzenli bir şekilde Gelir İdaresi Başkanlığına iletilmelidir.